ระบบสารสนเทศ

ความหมายของระบบสารสนเทศ

      

       ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์  ซอฟท์แวร์  ระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ  พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา  ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด  รวบรวม จัดเก็บข้อมูล  ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ  การวางแผน  การบริหาร การควบคุม  การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร (สุชาดา กีระนันทน์, 2541)

ความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ

      

  บทบาทความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ ความก้าวหน้าทางด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ทำให้มีการพัฒนาคิดค้นสิ่งอำนวยความสะดวกสบายต่อการดำรงชีวิตเป็นอันมาก เทคโนโลยีได้เข้ามาเสริมปัจจัยพื้นฐานการดำรงชีวิตได้เป็นอย่างดี เทคโนโลยีทำให้การสร้างที่พักอาศัยมีคุณภาพมาตรฐาน สามารถผลิตสินค้าและให้บริการต่าง ๆ เพื่อตอบสนองความต้องการของมนุษย์มากขึ้น เทคโนโลยีทำให้ระบบการผลิตสามารถผลิตสินค้าได้เป็นจำนวนมากมีราคาถูกลง สินค้าได้คุณภาพ เทคโนโลยีทำให้มีการติดต่อสื่อสารกันได้สะดวก การเดินทางเชื่อมโยงถึงกันทำให้ประชากรในโลกติดต่อรับฟังข่าวสารกันได้ตลอดเวลา พัฒนาการของเทคโนโลยีทำให้ชีวิตความเป็นอยู่เปลี่ยนไปมาก เทคโนโลยีเริ่มเข้ามาช่วยในการพิมพ์ ทำให้การสื่อสารด้วยข้อความและภาษาเพิ่มขึ้นมาก เทคโนโลยีพัฒนามาจนถึงการสื่อสารกัน โดยส่งข้อความเป็นเสียงทางสายโทรศัพท์ได้ประมาณร้อยกว่าปีที่แล้ว และเมื่อประมาณห้าสิบปีที่แล้ว ก็มีการส่งภาพโทรทัศน์และคอมพิวเตอร์ทำให้มีการใช้สารสนเทศในรูปแบบข่าวสารมากขึ้น ในปัจจุบันมีสถานที่วิทยุ โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ แ ละสื่อต่าง ๆ ที่ใช้ในการกระจ่ายข่าวสาร มีการแพร่ภาพทางโทรทัศน์ผ่านดาวเทียมเพื่อรายงานเหตุการณ์สด เห็นได้ชัดว่าเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทอย่างมาก บทบาทของการพัฒนาเทคโนโลยีรวดเร็วขึ้นเมื่อมีการพัฒนาอุปกรณ์ทางด้านคอมพิวเตอร์และส่วนประกอบ จะเห็นได้ว่าในช่วงสี่ห้าปีที่ผ่านมาจะมีผลิตภัณฑ์ใหม่ ซึ่งมีคอมพิวเตอร์เข้าไปเกี่ยวข้องให้เห็นอยู่ตลอดเวลา

 

การทำงานของระบบสาระสนเทศ  1. ส่วนที่นำเข้า (Inputs) ได้แก่การรวบรวมและการจัดเตรียมข้อมูลดิบ ส่วนที่นำเข้านี้สามารถมีได้หลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นการโทรเข้าเพื่อขอข้อมูลในระบบสอบถามเบอร์โทรศัพท์ ข้อมูลที่ลูกค้ากรอกในใบ สอบถามการให้บริการของร้านค้าฯลฯ ขึ้นอยู่กับส่วนแสดงผลที่ต้องการ ส่วนที่นำเข้านี้อาจเป็นขบวนการที่ทำด้วยตัวเองหรือเป็นแบบอัตโนมัติก็ได้ เช่นการอ่านข้อมูลรายชื่อสินค้าและรายราคาโดยเครื่องอ่าน บาร์โค้ดของห้างสรรพสินค้า จัดเป็นส่วนที่นำเข้าแบบอัตโนมัติ  2. การประมวลผล (Processing) เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนและการแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปของส่วนแสดงผลที่มีประโยชน์ ตัวอย่างของการประมวลผลได้แก่การคำนวณ การเปรียบเทียบ การเลือกทางเลือกในการปฏิบัติงานและการเก็บข้อมูลไว้ใช้ในอนาคต โดยการประมวลผลสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือสามารถใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างเช่น ระบบคิดเงินเดือนพนักงาน สามารถคิดได้จากการนำจำนวน ชั่วโมงการทำงานของพนักงานคูณเข้ากับอัตราค่าจ้างเพื่อให้ได้ยอดเงินรวมที่ต้องจ่ายรวม ถ้าชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์มากกว่า 40 ชั่วโมงอาจมีการคิดเงินล่วงเวลาให้ โดยเพิ่มเข้าไปกับเงินรวม จากนั้นอาจจะทำการหักภาษีพนักงาน โดยการนำเงินรวมมาคิดภาษีและนำเงินรวมมาลบด้วยภาษีที่คำนวณได้ จะทำให้ได้เงินสุทธิที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน 3. ส่วนที่แสดงผล (Outputs) เกี่ยวข้องกับการผลิตสารสนเทศที่มีประโยชน์ มักจะอยู่ในรูปของเอกสาร หรือรายงานหรืออาจะเป็นเช็คที่จ่ายให้กับพนักงาน รายงานที่นำเสนอผู้บริหารและสารสนเทศที่ถูกผลิตออกมาให้กับผู้ถือหุ้น ธนาคาร หรือกลุ่มอื่นๆ โดยส่วนแสดงผลของระบบหนึ่งอาจใช้เป็นส่วนที่นำเข้าเพื่อควบคุมระบบหรืออุปกรณ์อื่นๆ ก็ได้ เช่นในขบวนการผลิตเฟอร์นิเจอร์ พนักงานขาย ลูกค้า และ นักออกแบบเฟอร์นิเจอร์อาจจะทำการออกแบบเฟอร์นิเจอร์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า เพื่อให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า โดยอาจจะใช้ซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการออกแบบนี้ด้วย จนกระทั่งได้ต้นแบบที่ตรงความต้องการมากที่สุด จึงส่งแบบนั้นไปทำการผลิต จะเห็นว่าแบบเฟอร์นิเจอร์ที่ได้จากการออกแบบแต่ละครั้งจะเป็นส่วนที่ถูกนำไปปรับปรุงการออกแบบในครั้งต่อๆ ไป จนกระทั่งได้แบบ สุดท้ายออกมา อาจอยู่ในรูปของสิ่งพิมพ์ที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์หรือแสดงอยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่เป็นอุปกรณ์แสดงผลตัวหนึ่งหรืออาจจะอยู่ในรูปของรายงานและเอกสารที่เขียนด้วยมือก็ได้  4. ผลสะท้อนกลับ (Feedback) คือส่วนแสดงผลที่ใช้ในการทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อส่วนที่นำเข้าหรือส่วนประมวลผล เช่น ความผิดพลาดหรือปัญหาที่เกิดขึ้น อาจจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลนำเข้าหรือทำการเปลี่ยนแปลงการประมวลผลเพื่อให้ได้ส่วนแสดงผลที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ถ้าทำการป้อนชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์เป็น 400 แทนที่จะเป็น 40 ชั่วโมง ถ้าทำการกำหนดให้ระบบตรวจสอบค่าชั่วโมงการทำงานให้อยู่ในช่วง 0-100 ชั่วโมง ดังนั้นเมื่อพบข้อมูลนี้เป็น 400 ชั่วโมง ระบบจะทำการส่งผลสะท้อนกลับออกมา อาจจะอยู่ในรูปของรายงานความผิดพลาด ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการตรวจสอบและแก้ไขจำนวนชั่วโมงการทำงานที่นำเข้ามาคำนวณให้ถูกต้องได้

ตัวอย่าง เช่น ระบบล้างรถอัตโนมัติ  ระบบสารสนเทศประกอบด้วย ส่วนหลักดังรูปที่ 3

ส่วนที่นำเข้า คือ รถที่สกปรก น้ำ และน้ำยาต่างๆ ที่ใช้ในการล้างรถ เวลาและพลังงานถูกใช้ในการปฏิบัติการล้างรถ ทักษะได้แก่ความสามารถเฉพาะอย่างจะถูกนำมาใช้ในการฉีดสเปรย์ ขัดโฟม และเป่าแห้ง ความรู้ถูกนำมาใช้ในการกำหนดขั้นตอนการทำงานของการล้างรถให้ทำงานไปตามขั้นตอนที่ถูกต้อง    การประมวลผล ประกอบด้วย ขั้นที่หนึ่ง การเลือกประเภทการล้างรถที่ต้องการ เช่น ล้างอย่างเดียว ล้างและขัดเงา ล้างและขัดเงาและเป่าแห้งฯลฯ และขั้นต่อไปทำการนำรถเข้าไปในเครื่องล้างรถ (สังเกตว่าในส่วนนี้จะเกิดกลไกของผลสะท้อนกลับขึ้น ได้แก่การประเมินผลของเจ้าของรถที่มีต่อขบวนการล้างรถที่กำลังเกิดขึ้น) จากนั้นของฉีดของเหลวจะฉีดน้ำ สบู่เหลว หรือครีมขัดเงาไปที่รถ ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่เลือกไว้ในตอนต้น     ส่วนที่แสดงผล คือรถที่สะอาดแล้ว จากตัวอย่าง จะเห็นว่าส่วนประกอบอิสระต่างๆ ในระบบล้างรถอัตโนมัติ เช่นเครื่องฉีดของเหลว แปลงสำหรับทางโฟม และเครื่องเป่าแห้ง ทำงานโต้ตอบกัน เพื่อให้รถสะอาดนั่นเอง

ประเภทของระบบสารสนเทศ

         

   มีงานหลายงานทางธุรกิจที่ต้องการให้เกิดการทำงานที่เป็นอัตโนมัติระบบสารสนเทศจึงเป็นสิ่งที่มีความจำเป็นมากขึ้น  ระบบสารสนเทศที่นำมาใช้เพื่อช่วยในการทำงานนั้นมีหลายระบบ บางระบบอาจออกแบบมาเพื่อช่วยให้สามารถรวบรวมข้อมูลได้รวดเร็ว  บางระบบอาจถูกออกแบบมาเพื่อช่วยในวิเคราะห์และตัดสินใจ  ระบบสารสนเทศเหล่านี้สามารถทำงานได้เสร็จภายในระับบย่อยเพียงระบบเดียว หรือสามารถทำงานร่วมกันในหลาย ๆ ระบบสำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่    ระบบสารสนเทศสามารถแยกตามหน้าที่ที่แตกต่างกันได้ดังนี้ 

            

1. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automatic System หรือ OAS )

            เป็นงานที่ต้องทำอยู่เป็นประจำ หรืองานทั่วไป ที่สามารถพบได้ในองค์กรทุกประเภท เช่น การส่งจดหมาย การพิมพฺ์เอกสารายงาน หรือ การจัดตารางเวลาซึ่งงานลักษณะนี้ ทำโดยระบบคอมพิวเตอร์อัตโนมัติ  ผู้ใช้สารสนเทศประเภทนี้สามารถนำโปรแกรมประยุกต์ เข้ามาช่วยงานแบบประจำได้ เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processing ) สมุดบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ (Spreadsheet ) และโปรแกรมที่ใช้ติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกองค์กร และเพื่อรองรับการขยายระบบใหญ่มากขึ้น ทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติสามารถสร้างได้ด้วยโปรแกรมประยุกต์ (Application Software ) ที่มีขายตามร้านขายซอฟต์แวร์ระบบสำนักงานอัตโนมัตินี้มักถูกใช้งานโดยบุคคลทุกระดับในองค์กร 

 

           2. ระบบประมวลผลรายการประจำวัน (Transaction Processing System  หรือ TPS)

            บางครั้งเรียกว่าระบบประมวลผลข้อมูล ( Data Processing System )เป็นระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการข้อมุลพื้นฐาน โดยเน้นที่การประมวลผลรายการประจำวันและการเก็บรักษาข้อมูล การทำงานมัักเกิดขึ้นในหน่วยงานใด หน่วยงานหนึ่ง เท่านั้น เช่น ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบัญชี โดยแต่ละฝ่ายจะมีการประมวลผลที่แยกจากกัน ข้อมูลจะถูกป้อนและจัดเก็บอยู่ในระบบ และข้อมูลเหล่านั้นจะถูกแก้ไขระหว่างการประมวลผลรายการประจำวัน จากนั้นผลลัพธืจะถูกแสดงตามระยะเวลาที่กำหนด เช่น ใบสั่งซื้อ สั่งจอง 

 

3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ  (Management Information System หรือ MIS )

            เป็นระบบซึ่งรวบรวมข้อมูลและสาารสนเทศทั้งหมดในองค์กร และภายนอกองค์กรอย่างมีหลักเกณฑ์  จุดประสงค์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะเน้นให้ผู้บริหารมองเห็นแนวโน้มและภาพรวมขององค์กรในปัจจุบัน   รวมทั้งสามารถควบคุมและตรวจสอบผลงานของระดับปฏิบัติการด้วย ขอบเขตของรายการที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะขึ้นอยู่กับลักษณะของสารสนเทศ และวัตถุประสงค์ในการใช้งาน โดยอาจมีรายงานตามสภาวการณ์ หรือสภาวการณ์ที่ผิดปกติ ตัวอย่างรายงานที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เช่น การวิเคราะหืการขายแยกตามพื้นที่ การวิเคราะห์ต้นทุน  งบประมาณประจำปี เป็นต้น 

 

           4. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System หรือ DSS)

เป็นระบสารสนเทศที่จัดทำขึ้นเพื่ิอให้ผู้ทำการตัดสินใจใช้ประกอบการตัดสินใจ ดังนั้นจึงเป็นระบบที่ง่ายต่อการเรียกใช้งานและการโต้ตอบทั้งนี้เพราะผู้บริหาร ระดับกลางขึ้นไปคุ้นเคยและจำเป็นต้องใช้การตัดสินใจบนประสบการณืต่อสิ่งที่เกิดขึ้นทั้งที่ควบคุมได้ และทีไม่่สามารถควบคุมได้ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจจึงเป็นระบบที่มีการผสมผสานสารสนเทศที่มีอยู่หรือเรียกใช้จากระบบสารสนเทสอื่น ๆ นำมาเปรียบเทียบ คำนวณ วิเคราะห์ คาดการณ์ โดยนำเสนอในรูปของกราฟิก แผนงานหรือแม้แต่ระบบปัญญาประดิษฐ์  เพื่อให้เกิดความสะดวกในการใช้สารสนเทศ สำหรับผู้ทำการตัดสินใจ นอกเหนือไปจากกงานหรือสถานการณ์ภายในที่ควบคุมได้ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ จะได้รับการออกกแบบเพื่อให้สนับสนุนการตัดสินใจหลาย ๆ ด้าน พร้อมกัน    ดังนั้นสารสนเทศที่เกี่ยวข้องภายในองค์กรจึงได้รับการจัดระบบใหม่เพื่อให้สามารถแสดงความเกี่ยวข้องอย่างชัดเจน สามารถเรียกใช้ได้ทันที